Лекции по Access

Территория рекламы

Введение в базы данных. Основные понятия БД

В настоящее время жизнь человека настолько сильно насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банков данных различного назначения. Сейчас практически любая задача связана с манипулированием информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных, которые предилзначены именно для этих целей.

Термины база данных (БД) и система управления базами данных (СУБД) чаще всего употребляются в компьютерной тематике. Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом как правило, в виде таблиц. По сути, БД - это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнения ряда операций с БД, в частности:

  •  добавление новой информации в существующие файлы БД;
  •  добавление новых пустых файлов в БД;
  •  изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;
  •  поиск информации в БД;
  •  удаление информации из существующих файлов БД;
  •  удаление файлов из БД.

В качестве примера рассмотрим небольшую БД, в которой хранится информация о стипендии студентов.

Данные о студентах записываются в таблицу, имеющую строгую структуру данных. Информация внутри таблицы состоит из полей, каждое из которых имеет собственное имя.

Каждую строку таблицы нужно рассматривать как запись, при этом информация в ней заносится в соответствующие поля. В то же время все записи состоят из одинаковых полей, а характер информации для одного поля во всех записях одинаковый, но разные поля имеют разный характер хранимых данных.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляется достаточно быстро и эффективно, а сама БД состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными - такие программы и получили название СУБД.  Основная особенность СУБД - это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

К функциям СУБД относят следующие:

Хранение данных, непосредственно входящих в БД и служебной  информации, обеспечиваюшей работу СУБД;

Управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получаст новую "порцию" данных;

Управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД как над единым целым;

Поддержка языка  SQL- для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных, в СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

Реляционная модель БД

Практически все современные СУБД используют реляционные модели данных.

Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими ставами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

  •  "один к одному" (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну):
  •  "один ко многим" (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);
  •  "многие к одному" (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);
  •  "многие ко многим" (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

  1.   В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.
  2.   В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
  3.   Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы (в частности объектом таблицы может быть студент, полная информация о котором представлена в таблице БД "Стипендия").

3. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

Особенности Access

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access, нельзя не отметить возможность динамического обмена данными между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющая использовать разработчику в своем программном продукте не только те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД имеющие совершенно другой формат представления, в частности формат FoxPro, Paradox и т. д.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую ращнообразную обработку данных в частности создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных "клиент сервер".

Структура Access

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

Таблицы - представляют собой объекты, которые создаются  пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запросы - являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД.

Формы -  представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенногособытия.

Отчеты - являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

Страницы - представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации имеющейся в БД из сети Internet посредством броузера Internet Explorer.

Макросы - являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д

Модули - представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языхе Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов

Работа с БД и таблицами.

Создание БД.

После того как приложение Access запущено, на экране появятся диалоговое окно начала работы с данной СУБД (рис.1). С его помощью можно создать новую БД (Новая база данных) или открыть уже имеющуюся, которая недавно использовалась (Открыть базу данных).

Рисунок 1

При выборе команды Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД. в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД.

После указания имени БД следует нажать кнопку  Создать, после чего на экране появится окно созданной БД (рис.2). Чтобы с его помощью создать новый объект или изменить уже существующий, например, таблицу, следует нажать кнопку Таблицы в списке Объекты После этого в правой части окна будут отображены все возможные режимы создания выбранного объекта (в данном случае таблицы), а также список всех имеющихся в этой БД таблиц Кроме этого, в верхней части окна имеется несколько кнопок для работы с выбранным объектом.

Рисунок 2

Создание таблиц

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне открытой БД выбрать кнопку Таблицы  и воспользоваться кнопкой Создать. После этого отобразится диалоговое окно Новая таблица, в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания:

  •  Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).
  •  Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.
  •  Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом данных определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно поля будут в ней использоваться
  •  Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основания какого-либо файла данных, имеющегося на диске, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

Режим таблицы. В случае выбора данного режима будет отображено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таблица1 (рис.3). Названия столбцов также имеют стандартные названия: Поле1, Поле3 и т. д. Этот режим, как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.

Рисунок 3

Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо вначале выделить тот столбец, перед которым необходимо осуществить вставку, после чего выполнить команду Столбец меню вставка (или в контекстном меню для данного столбца выбрать Добавить столбец).

Для удаления столбца следует вначале его выделить, после этого в меню Правка или в контекстном меню выполнить команду Удалить столбец.

При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.

Мастер таблиц. Данный режим преимущественно используется при созтдании новых таблиц на основании имеющихся в Ac

← Предыдущая
Страница 1
Следующая →

Скачать

Лекции по Access.doc

Лекции по Access.doc
Размер: 237 Кб

Бесплатно Скачать

Пожаловаться на материал

Введение в базы данных. Основные понятия БД. Обработка информации с помощью СУБД Особенности Access

У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы

Искать ещё по теме...

Похожие материалы:

Построение нейросети

Обучить нейросеть – значит, сообщить ей, чего мы от нее добиваемся. Этот процесс очень похож на обучение ребенка алфавиту.

Расчёт электрических цепей постоянного и переменного токов

курсовой проект. Пояснительная записка к курсовому проекту по дисциплине «Теоретические основы электротехники». Анализ электрического состояния линейных и нелинейных электрических цепей постоянного тока. Расчёт однофазных, трёхфазных линейных электрических

Компьютерные технологии в науке и образовании. Курсовая работа

Факультет «Экономики и предпринимательства» Магистерская программа «Менеджмент» Профиль «Предпринимательство» «Анализ эффективности использования трансфертов как инструмента межбюджетного регулирования» ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ (ПРОЕКТУ) по дисциплине «Компьютерные технологии в науке и образовании»

Совершенствование отбора персонала при приеме на работу

Курсовая работа по дисциплине «Управление персоналом организации». Изучение и разработка эффективной технологии отбора персонала при приеме на работу. Теоретические основы отбора персонала при приеме на работу. Понятие и особенности набора и отбора персонала в организации. Методы отбора и оценки персонала при приеме на работу. Организация процесса отбора кандидатов на вакантную должность. Анализ системы отбора персонала. Система оценки и отбора персонала. Совершенствование технологии отбора персонала при приеме на работу

Анализ динамики денежных потоков

Осуществление практически всех видов финансовых операций предприятия генерирует определенное движение денежных средств в форме их поступления или расходования. Это движение денежных средств

Сохранить?

Пропустить...

Введите код

Ok