Импорт, экспорт данных в Access

Лекция 8

Импорт, экспорт данных

1. Связывание таблиц в Access

В б.д. можно создать таблицу, связанную с таблицей другой б.д. При этом изменения таблицах синхронизировано.

Действия в новой б.д. :

Внешние данные Импорт Access

В диалоговом окне «Внешние данные» указать имя б.д. – источника,

выбрать пункт «Создать связанную таблицу».

ОК

Важно: б.д. –источник может находиться на том же ПК или в сети. В новой б.д. связанная таблица представлена лишь ссылкой на таблицу из другой б.д. Поэтому доступна тогда и только тогда, когда может быть установлена связь с б.д. – источником, при этом открывать б.д. – источник не требуется. Работать в новой б.д. со связанной таблицей можно как с обычной таблицей б.д. Но старая б.д. – источник может быть открыта только для чтения, а не для изменения, будет отображаться сообщение, что обновление выполняется через связанные таблицы, изменять ее можно после создании копии б.д.

2. Импорт объектов Access

Access позволяет импортировать любые объекты – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Для этого в диалоговом окне «Внешние данные» выбрать пункт «Импорт таблиц, …». В следующем диалоговом окне «Импорт объектов» указать тип объекта и дополнительные (уточняющие )параметры.

Например, при импорте таблиц с помощью параметров указывают, что нужно импортировать

только структуру,

структуру и данные в таблицах,

схему данных для этих таблиц.

При импорте запросов с помощью параметров можно добавить запрос или таблицу, в которую преобразован запрос. Если запрос с параметрами, то при построении таблицы в ходе импортирования будут запрошены и введены эти параметры. Новая таблица будет помешена в категорию таблиц в новой б.д. Связи с таблицами старой б.д. эта таблица уже не имеет.

Если в процессе импортирования произошла ошибка, то создается дополнительный объект в новой б.д. – таблица , которая содержит сообщения об ошибках.

Что еще определяют дополнительные параметры при импортировании:

Меню и панели — отвечает за импорт меню и панелей из исходной базы данных;

Спецификация — из исходной базы импортируются спецификации импорта, а также экспорта;

Группа области переходов — из базы данных импортируются все группы области переходов.

Можно установить флажок Сохранить шаги импорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер импорта, а быстро провести повтор операции.

3. Импорт данных из книги Excel

Данные из таблицы Excel можно импортировать как

связанную таблицу,

набор строк, добавляемый в конец таблицы,

набор строк для новой таблицы.

Связанная таблица

После создания связанной таблицы в б.д. Access источник данных (таблица Excel) открывается только для чтения, редактирование источника возможно только через связанную таблицу. Но, если создать копию источника данных, источник данных можно редактировать, а связанную таблицу Access – нет. Нельзя изменять структуру связанной таблицы.

Данные в новую таблицу Access выбираются из указанного листа или поименованного диапазона книги Excel. Число столбцов (полей таблицы) равно числу столбцов поименованного диапазона или числу столбцов листа, в которых имеются данные. Если первая строка импортируемых данных не задает имена полей (колонок создаваемой таблицы Access), то колонки имеют стандартные имена –F1, F2, F3, … .

2-й и 3-й варианты импорта данных ( добавление данных в конец существующей таблицы или создание новой несвязанной таблицы) не блокируют источник данных от изменения.

Новая несвязанная таблица

При создании несвязанной таблицы имеется дополнительные возможности:

– включать не все колонки листа или диапазона, а только необходимые,

– задать имя поля,

– указать, является ли поле индексируемым,

– определить первичный ключ создаваемой таблицы,

– сохранить шаги импорта.

Мастер импорта последовательно предоставляет диалоговые окна, с помощью которых собирает необходимую информацию для построения таблицы и занесения в нее данных.

4. Импорт данных из текстового файла

В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания смог его определить и разделить на записи (строки) и каждую строку на столбцы. Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.

Файл с разделителями — запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).

Файлы с фиксированной длиной записей — длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.

Например, текстовый файл может быть задан в виде (разделитель элементов строки – знак табуляции)A1A2A3A4

1234

4567

8910

Первая строка будет восприниматься как имена колонок таблицы.

В другом случае текстовый файл может иметь вид:

100 20 400 5000

4 500 6 60000

70 89 10 100

, на каждый элемент отводится 5 позиций. Элементы колонки должны иметь один и тот же тип данных(иначе будет сгенерировано сообщение об ошибке). Мастер импорта предложит задать имена полей, первичный ключ и некоторые другие параметры.

Возможет импорт данных из других источников –HTML, XML, SharePoint.

«SharePoint», или «Microsoft SharePoint Products and Technologies» — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

набор веб-приложений для организации совместной работы;

функциональность для создания веб-порталов;

модуль поиска информации в документах и информационных системах;

функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия;

модуль создания форм для ввода информации;

функциональность для бизнес-анализа.

Создаваемые на платформе «SharePoint» сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов.

5.Экспорт данных из б.д. Access

Для экспорта объекта из одной б. д. в другую необходимо выполнить:

Открыть нужную для экспорта исходную базу б. д.

Выбрать нужный объект в области переходов.

Внешние данные  Экспорткнопка Дополнительно  База данных Access

В окне мастера экспорта выбрать целевой файл, в котором будет сохранен объекта б.д.

При сохранении таблицы можно сохранять только структуру, можно сохранять структуру и данные.

Можно изменить имя сохраняемого объекта.

При выполнении экспорта в Excel можно сохранить таблицу или запрос в виде Excel файла. Можно экспортировать объект полностью (установить флаг в окне мастера экспорта Экспортировать данные с макетом и форматированием ) или только выделенные строки открытого объекта б.д. (установить 2 флага - Экспортировать данные с макетом и форматированием и Экспортировать только выбранные записи ).

Экспорт в PDF-файл

Файл в формате pdf является кроссплатформенным документом, который можно расшифровать как Portable Document Format, это файл, который будет выглядеть одинаково на экране и в печати, независимо от того, какой компьютер или принтер будет использоваться, и какой программой был создан этот файл. Файл pdf содержит форматирование оригинального документа, включая все шрифты и изображения, но обладая высокой степенью сжатия, он имеет небольшой размер для отправки электронной почтой. Изобретенный компанией Adobe Systems и усовершенствованный за 20 лет тип файла pdf в настоящее время является открытым стандартом для обмена электронной документацией, признанный международной организацией по стандартизации (ISO). В отличие от напечатанного экземпляра документа, pdf файлы могут содержать интерактивные ссылки и кнопки, поля форм, аудио и видео. Открыть файл можно с помощью любой бесплатной программы для pdf файлов.

Одну и туже таблицу б.д. сохранили в различных форматах.

Исходный вид таблицы

Представление Excel, размер 7,74 КБ (7 931 байт)

Представление PDF, размер 167 КБ (171 876 байт)

Представление в браузере XML – файла , размер 1,75 КБ (1 800 байт).

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

– <dataroot generated="2014-12-03T12:44:43" xmlns:od="urn:schemas-microsoft-com:officedata">

–<Таблица_5>

<ИД>1</ИД>

<ФАМИЛИЯ>Андреев</ФАМИЛИЯ>

<ИМЯ>Павел</ИМЯ>

<ОТЧЕСТВО>Владимирович</ОТЧЕСТВО>

<ТЕЛ_НОМ>8 924 2407788</ТЕЛ_НОМ>

<ИД_КНИГИ>1</ИД_КНИГИ>

</Таблица_5>

–<Таблица_5>

<ИД>2</ИД>

<ФАМИЛИЯ>Андреева</ФАМИЛИЯ>

<ИМЯ>Анна</ИМЯ>

<ОТЧЕСТВО>Петровна</ОТЧЕСТВО>

<ТЕЛ_НОМ>8 924 339 0987</ТЕЛ_НОМ>

</Таблица_5>

+<Таблица_5>

+<Таблица_5>

+<Таблица_5>

+<Таблица_5>

+<Таблица_5>

<dataroot>

XML

XML (Extensible Markup Language) - это язык разметки документов, позволяющий структурировать информацию разного типа, используя для этого произвольный набор инструкций.  XML может использоваться в любых приложениях, которым нужна структурированная информация - от сложных геоинформационных систем, с гигантскими объемами передаваемой информации до обычных "однокомпьютерных" программ, использующих этот язык для описания служебной информации.

XML - документы выполняют роль универсального формата для обмена информацией между отдельными компонентами большой программы.

Использование стилевых таблиц (CSS, XSL) позволяет обеспечить независимое от конкретного устройства вывода отображение XML- документов.

XML может использоваться в обычных приложениях для хранения и обработки структурированных данных в едином формате.

Одним из самых мощных интерфейсов доступа к содержимому XML документов является  HYPERLINK "http://www.w3.org/DOM/" Document Object Model - DOM.    Объектная модель XML документов является представлением его внутренней структуры в виде совокупности определенных объектов. Для удобства эти объекты организуются в некоторую древообразную структуру данных - каждый элемент документа может быть отнесен к отдельной ветви, а все его содержимое, в виде набора вложенных элементов, комментариев, секций CDATA и т.д. представляется в этой структуре поддеревьями. Представление в виде дерева называется иерархическим.

В данном случае XML дерево имеет вид:

dataroot

Таблица_5

Таблица_5

. . .

ИМЯ

ОТЧЕСТВО

НОМ_ТЕЛ

ИД_КНИГИ

ФAМИЛИЯ

Текст

Текст

Текст

Текст

Текст

ИД

Текст

Поддержка XML встроена практически в любой язык программирования и различные редакторы.

Самые общие правила для xml-документа.

Документ всегда начинается с инструкции <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>. Параметр version="1.0", обязателен, кодировка- необязательна.

Документ всегда имеет один корневой тег( в данном примере dataroot).

Каждому открывающему тегу обязательно отвечает закрывающий тэг.

Можно изменить представление xml-файла в браузере, например, с использование стилевых таблиц CSS.

Стилевые таблицы CSS

СSS (Cascading Style Sheets) - каскадные таблицы стиле. Каждый элемент на странице может иметь свой стиль (параграфы, заголовки, линии, текст...). CSS позволяет легко изменять внешний вид страниц. Элемен таблицы CSS имеет вид:

имя_тэга {имя_свойства: значение_свойства; имя_свойства : значение_свойства ; . . . }

В рассматриваемом случае таблица CSS может иметь вид (ФАЙЛ nodepad1.css) тщвузфв1)9AFQK0:

Таблица_5{ display: block; }

ИД{ display: inline;

font-size: 16pt;

color: #445566;

font-weight:bold;}

ФАМИЛИЯ{ display:inline;

font-size: 16pt;

color: #885544; }

ИМЯ{ display: inline;

font-size: 16pt;

color: #885544;}

ОТЧЕСТВО{ display: inline;

font-size: 16pt;

color: #885544;}

ТЕЛ_НОМ{ display: inline;

font-size: 16pt;

font-style:italic;

color: #777777;}

ИД_КНИГИ { display: inline;

font-size: 16pt;

color: #5566AA;

font-weight:bold;}

В xml-фай необходимо добавить информацию о стилевой таблице:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>

<?xml-stylesheet href="notepad.css" type="text/css"?>

<dataroot

. . .

</dataroot>

Теперь с учетом стилевых таблиц документ в браузере будет отображен как

Нечетко выделены границы между ФИО и № телефрна, № телефрна и идентификатором экземпляра книги.

← Предыдущая
Страница 1
Следующая →

Связывание таблиц в Access. Импорт объектов Access. Импорт данных из книги Excel Импорт данных из текстового файла Экспорт данных из базы данных Access

У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы

Искать ещё по теме...

Похожие материалы:

Энергоэффективность в строительстве

Тепловая экономичность сушильных установок Расчёт завесы шиберующего типа. Температура воздуха завесы. Применение частотных преобразователей для мостовых кранов.

Проблемы теплового загрязнения

В данной работе сделана попытка рассмотреть основные вредные и опасные факторы, влияющие на состав окружающей среды вследствие выделения промышленными предприятиями большого количества тепловой энергии.

Охорона праці

Поняття охорони праці. Гігієна праці. Вивчення курсу Основи охорони праці. Електротравми, пожежа, вогнегасники; дії при нещасному випадку на виробництві. Техніка безпеки на виробництві.

Патриотическое воспитание дошкольника в современных условиях

Патриотизм – это и преданность своему Отечеству, актуальность проблемы заключается в том, что современные дети мало знают о родном городе

Общие градостроительные характеристики

Планировочная организация территории комплексная оценка территории системы поселений городские агломерации

Сохранить?

Пропустить...

Введите код

Ok