Языковые особенности оформления документов

ЯЗЫКОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Комплекная цель: Знакомство с особенностями унификации языка и текста документа как традиции письменного деловото общения. Характеристика современных тенденций в практике письменной деловой коммуникации.

Темы модуля 2: • Унификация языка и текста документа Языковые формулы официальных документов • Формулы речевого этикета в документе • Особенности языкового оформления документов • Новые тенденции в практике документной коммуникации.

Основные понятия

Унификация языка и текста документа. Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию.

Суть унификации служебных документов сводится к приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по работке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. Результатом является модель текста унифицированной формы, определяющая, какая информация должна содержаться в документе.

В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на выставку: 1. Обращение. 2. Сообщение о месте и времени проведения выставки. 3. Цель ее проведения. 4. Возможность участия в заседании «круглого стола». 5. Просьба подтвердить участие. 6. Заключительная формула вежливости.

При проектировании модели текста документа выбирается форма выражения, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.

Наименее трудоемким способом составления документа является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применяемых для передачи однотипной повторяющейся информации. Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа.

Трафаретизация — способ фиксации информации с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах- приглашениях, письмах-заявках. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Стандартизация официально-деловой письменной речи влечёт за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Языковые формулы официальных документов. Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов позволяет с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика...; причины создания документа: Ввиду задержки получения груза...; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями...; В связи с нарушением срока поставки...; цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...; Во исполнение постановления собрания акционеров...

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщения, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение — сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, предложение — предлагаем; просьба, требование, распоряжение — просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение — подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание — заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение — напоминаем; отказ — вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета) — с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой...; напоминание, предупреждение : Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...; Организации уведомляет Вас о том, что...; предложение: По Вашей просьбе предоставляю Вам обзор рынка товаров нашей фирмы...; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам...; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку ..; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности...; Обязать руководителей всех подразделений института...; сообщение, уведомление: е Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что...: обещание, гарантия: Гарантируем, что…; Обязуемся устранить выявленные недостатки в кратчайшие сроки.

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявить позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам...; Возражений против конструкции не имеем...; Мы не сможем поставить Вам....; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются…; Партия товара прибыла со значительным опозданием...; сумма причинённого ущерба составляет...

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный...; наиболее важный результат...; оказать помощь...; произвести проверку…; руководство считает возможным...; подтвердить получение…; в сложившихся обстоятельствах... и т.д.

Языковые формулы могут выступать как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гарантийное письмо);гарантируем возврат кредита в сумме... до...; претензии на гарантии следует предъявлять...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением...возложить на.

Таким образом, выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста как автором, та и и корреспондентом документа, сокращают время на его подготовку и восприятие.

Формулы речевого этикета в документе. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер. В первую очередь это касается формул установления контакта и выхода из него. Обрамление текста этикетными формулами приветствия и прощания называется этикетной «рамкой» письма.

Контакто-устанавливающую функцию выполняют формулы обращения.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Его задач – привлечь внимание, заинтересовать. Это обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин…(фамилия)! Уважаемая госпожа…(фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Следует обращать внимание на традиции пунктуационного оформления обращения. Так, в русской официально-деловой речи после обращения принято ставить восклицательный знак. В англоязычной переписке обращение отделяемся oт текста запятой (в Великобритании) или двоеточием (в США), при этом первое предложение текста начинается со строчной буквы. В последнее время в практике отечественной деловой переписки нередки случаи использования зарубежных стандартов оформления этого этикетного элемента, что противоречит сложившимся правилам русского делового письма.

Функцию выхода из контакта выполняет этикетная формула прощания, называемая также заключительной формулой вежливости. Этому этикетному элементу придаётся особое значение, поскольку с его помощью автор документа демонстрирует уважительное отношение к адресату вне зависимости от того, какие вопросы являются предметом обсуждения в шил. В качестве этикетных формул завершения контакта используются: С уважением; Искренне Ваш; С наилучшими пожеланиями; До (скорой) встречи и др. Однако универсальной формулой, уместной в завершении текста любого содержания, является вежливое заключение: С уважением.

Следует отметить дискуссионный характер вопросов, связанных с пунктуационным (и даже орфографическим) оформлением указанной этикетной формулы. Так, встречаются примеры, когда знак препинания после этикетной формулы С уважением отсутствует, либо после указанной формулы стоит точка (а в некоторых случаях восклицательный знак). Поскольку этот реквизит является заимствованным, то логично использовать его в традиционном для зарубежной практики синтаксическом оформлении, т.е. ставить после него запятую. Довольно часто в этикетной формуле прощания с заглавной буквы пишут слово Уважением, объясняя это желанием подчеркнуть уважительное отношение к адресату, что нарушает орфографическую норму.

Согласно традициям отечественного делового этикета, | милициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна – лето – 2015»; Напоминаем, что срок выполнения договора…истекает…

Формула обращения от 1-го лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю — используется в письмах конфиденциального содержании, также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Использование. этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Позвольте выразить признательность за участие в...; Благодарим Вас за своевременный ответ…

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например: С удовольствием приглашаю Вас принять участие пригласить Вас...; Мы были бы рады видеть Вас ..; Имею честь пригласить Вас…

Однако следует исключить так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа: Будьте так любезны…; Не откажите в любезности сообщить — неуместны в деловых письмах.

Особенности языкового оформления документов. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно и недвусмысленно — это основное требование делового общения. Следовательно, к языковым средствам изложения информации и стилю в документе предъявляются особые требования:

соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения;

однозначность используемых слов и терминов;

—нейтральный тон изложения и др.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — снижает их юридическую и практическую значимость. или лишает её.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одним значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить (предъявить, показать: Представить отчёт, справку) — предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: Предоставить отпуск, квартиру); проводить (осуществлять что-либо: Проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: Производить товар).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушения в текстах документов. Так, например, слова построить (нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое») соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное, высокое) различаются стилистическими оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно; возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской. Например, в предложении Суд принял решение о дележе имущества допущена стилистическая ошибка. Слово делёж относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом стиле. Следовало написать: Суд принял решение о разделе имущества.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например: дострой вместо завершение строительства; незавершёнка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным, его значение может быть непонятным. Следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторингпродажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - нeмотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать , вместо обращаться

← Предыдущая
Страница 1
Следующая →

Унификация языка и текста документа. Стандартизация официально-деловой письменной речи. Формулы речевого этикета в документе. Функция выхода из контакта. Особенности языкового оформления документов. Документируемая информация. Употребление слов с эмоционально-оценочной окраской.

У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы

Искать ещё по теме...

Похожие материалы:

Сохранить?

Пропустить...

Введите код

Ok