Основы документооборота в таможенных органах

Арендный блок

Вопросу к зачету по дисциплине «Основы документооборота в таможенных органах»

1.

Документ как источник информации. Функции документов. Классификация документов

2.

Основные понятия «делопроизводства» (определение). Функции делопроизводства

3.

Стандартизация и унификация документов

4.

Основные этапы развития и особенности делопроизводства в России

5.

Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах: структура формуляра и реквизитов делового письма; требования к оформлению реквизитов; требования к оформлению конвертов


Рассмотрим детально каждый из пунктов.

1.Введение

Первая фраза письма должна обозначать его мотив:

- подтверждать получение предыдущего письма;

- ссылаться на прошлую встречу или собрание;

- служить введением к обсуждаемой далее теме и т.п.

J' ai eu beaucoup de plaisir à vous revoir à le symposium de la semaine dernière.

Я был очень рад видеть вас на симпозиуме на прошлой неделе.

Je vous remercie de votre courrier du...

Благодарю вас за письмо от...

2.Развитие темы (факты, цифры)

Это центральная часть письма, в которой сообщается вся необходимая адресату информация. Данные должны быть изложены чётко, просто и понятно. Для удобства восприятия информации каждой теме посвящается отдельный параграф.

Например:

Je prendrai le vol AF 122 de Moscou et j'arriverai à I' aéroport de Paris à 15 00 le mardi 14 juin.

Я вылетаю рейсом AF 122 из Москвы и прибуду в парижский аэропорт во вторник 14 июня в 15 00.

3.Реакция - действие (Что должен сделать получатель? Какие меры предпринять?)

Эта часть является логическим завершением письма и естественно вытекает из предыдущей части. Она может:

- сообщать о действии, ожидаемом от получателя (что должен сделать получатель письма);- сообщать о решении, принятом отправителем в связи с сообщённой ему информацией и т.п

Например:

Veuillez me faire parvenir un devis détaillé pourl' ensemble des frais.

Пришлите мне, пожалуйста, смету на все расходы.

4.Концовка письма

Это в некотором роде заключение ,которое должно органично вытекать из содержания письма. Ниже приведены возможные варианты заключительных фраз.

J' aurai plaisir à vous rencontrer

Буду рад вас видеть

Dans l'attente de votre réponse.

В ожидании вашего ответа.

Comptant sur une prompte réponse.

Надеюсь на скорый ответ.

Dans l'espoir que vous voudrez bien répondre.

Надеюсь, что вы мне ответите.

Dans l'attente de vous lire.

В ожидании вашего ответа.

Avec tous mes remerciements.

С глубокой благодарностью.

En vous remerciant de la confiance que vous me témoignez.

С благодарностью вам за оказанное мне доверие.

En vous remerciant à l'avance.

Заранее благодарю вас.

Espérant que mon offre vous paraîtra intéressante.

В надежде, что моё предложение заинтересует вас.

En espérant que cette solution vous paraîtra intéressante.

В надежде, что это решение заинтересует вас.

En vous souhaitant bonne réception de la marchandise.

Надеюсь, что ваш заказ будет доставлен без проблем.

Je serais disponible à partir de...

Вы можете связаться со мной с... (дата и время)

Je demeure à votre entière disposition pour toute information complémentaire.

Буду рад предоставить вам любую дополнительную информацию.

N'hésitez pas à me contacter.

Вы можете связаться со мной.

N'hésitez pas à me/nous contacter si...

Свяжитесь со мной/ с нами в случае...

En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien porter à cette lettre.

Заранее вас благодарю за внимание к этому письму.

En vous renouvelant mes excuses/ mes remerciements/ mes félicitations.

Еще раз примите мои извинения/ благодарность/ поздравления.

Dans l'espoir d'une réponse favorable.

Надеюсь получить положительный ответ.

En espérant que vous me répondrez bien tôt.

Надеюсь скоро получить ваш ответ.

8.Формула вежливости

Традиционное деловое письмо заканчивается формулами вежливости. Во французском языке это сложные устойчивые конструкции.

Окончание обычного письма:

1. Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées (или : mes meilleures salutations).

2. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

3. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de mes sentiments respectueux.

4. Croyez, Madame, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs.

5. Avec mes remerciements, je vous prie de trouver ici, Madame, Mademoiselle, l'expression de mes sentiments distingués.

6. Bien cordialement

В электронных и в дружеских письмах используются следующие фразы:

7. Cordialement (bien cordialement; cordialement vôtre)

8. Sincèrement (bien sincèrement; sincèrement vôtre)

9. Sincères salutations

10. Amitiés

11. Amicalement

12. A te lire

13. Bien à toi

Более официальные формулировки:

14. Dans l'attente de votre accord, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

15. Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.

16. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma sincère considération.

17. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

18. Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

9. Подпись отправителя, его должность.

После формулы вежливости следует оставить пять-шесть строчек для подписи. Под именем отправителя указывается его должность. Если отправитель - женщина, после имени можно указать её статус (Madame - Mme, Mademoiselle - Mlle):

Например:

Bien cordialement JEAN FRIEDMAN Président

Искренне ВашЖАН ФРИДМАН,Президент

10. Копии, приложения, пометки

Если письмо адресовано нескольким персонам, обычно делается соответствующая пометка Copies или сс. Ниже указывают имя и должность получателей в алфавитном порядке:

Например:

Copies

Mme Sophie Vincent, Secrétaire généralM. Mishel Robert, Président

В конце письма допустимо использовать следующие сокращения:

• N.B.: Nota Bene - не забыть. Чтобы подчеркнуть важную мысль в письме.

• P.S.: Post Scriptum - дополнительная информация, которая не имеет отношения к остальной части содержания.

• P.J.: Pièce(s) Jointe(s) - приложения. Для указания списка документов, прилагаемых к письму.

Оформление конверта Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших, плотных конвертах.

Если вы посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк

При оформлении конверта для указания улиц используются следующие сокращения:

• Avenue - Av.;

• Boulevard - Bd.

• После указания номера дома следует ставить запятую: 180, Av. du Gal Leclerc.

• Индекс и название города пишут в одной строке. Название страны может быть указано либо полностью под индексом, либо с использованием официальных европейских аббревиатур перед индексом с дефисом, например F-75008 Paris (для Франции), В-1410 Waterloo (для Бельгии).

Желательно, чтобы ваше деловое письмо было кратким. Если же оно не умещается на одной странице, необходимо соблюдать ряд правил:

• В конце первой страницы не стоит упоминать о том, что письмо имеет продолжение. Это и так будет понятно получателю по отсутствию формул вежливости и подписи.

• На второй странице должно быть по крайней мере 3-4 строчки, помимо традиционных формул вежливости.

• Не следует оставлять единственную строчку наверху или внизу страницы. Новый абзац лучше начать с новой страницы.

7. Основные представления об оформлении деловой корреспонденции на немецком языке: состав реквизитов и структура делового письма; общие требования к оформлению реквизитов.8. Положение об отделе документационного обеспечения: функции, задачи, права, обязанности.9. Должностные инструкции должностных лиц отдела документационного обеспечения.

← Предыдущая
Страница 1
Следующая →

Скачать

вопр1-6.docx

вопр1-6.docx
Размер: 59 Кб

Бесплатно Скачать

Пожаловаться на материал

Что такое Документ, определение, функции, классификация. Делопроизводство и его функции. Унификация документов. Развития и особенности делопроизводства в России. Оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах

У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы

Искать ещё по теме...

Похожие материалы:

Оформление Курсового/Дипломного проекта

Цель выполнения курсового проекта - формирование навыков самостоятельного творческого решения профессиональных задач. Задачи выполнения курсового проекта - систематизация, закрепление, углубление и расширение приобретенных студентом знаний, умений, навыков по определенному комплексу учебных дисциплин.

В защиту независимости буров

Роберт Луис Стивенсон В защиту независимости буров

История короля Ричарда III

Перевод с английского и латинского М.Л. Гаспарова и Е.В. Кузнецова ИСТОРИЯ КОРОЛЯ РИЧАРДА III (неоконченная), НАПИСАННАЯ ГОСПОДИНОМ ТОМАСОМ МОРОМ, ОДНИМ ИЗ ПОМОЩНИКОВ ЛОНДОНСКОГО ШЕРИФА, ОКОЛО 1513 ГОДА. СОЧИНЕНИЕ ЭТО БЫЛО НАПЕЧАТАНО РАНЕЕ В ХРОНИКЕ ХАРДИНГА И В ХРОНИКЕ ХОЛЛА, НО С БОЛЬШИМИ НЕТОЧНОСТЯМИ ВО МНОГИХ МЕСТАХ ИНОГДА С УБАВЛЕНИЯМИ, ИНОГДА С ПРИБАВЛЕНИЯМИ, С ПЕРЕМЕНОЮ СЛОВ И ЦЕЛЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЧТО ВЕСЬМА ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ЕГО СОБСТВЕННОРУЧНОЙ КОПИИ, С КОТОРОЙ НАПЕЧАТАНА ЭТА КНИГА

Проблемы и литературный аргумент

Проблема нравственного отношения человека к природе. Проблема сохранения русского языка, человеческой отзывчивости, взаимопомощи, бескорыстия. Проблема ответственности человека за свои поступки. Проблема исторической памяти, сохранения духовного наследия, преобразующей силы добра и любви.

Значение средств физической культуры повышение работоспособности студента и профилактики утомления

Реферат по физкультуре. Основные специфические средства физической культуры. Мышечная деятельность, вызывающая резкое обострение эмоционального состояния.

Сохранить?

Пропустить...

Введите код

Ok